Algemene voorwaarden deponeren bij Kamer van Koophandel

Deponeren bij de Kamer van Koophandel

Als het gaat om het deponeren van algemene voorwaarden dan spreken we ook wel van het in bewaring nemen door de Kamer van Koophandel. Bij de Kamer van Koophandel kun je verschillende gegevens deponeren. Zo is het bijvoorbeeld voor BV’s, NV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen verplicht om de jaarrekening te deponeren. Voor eenmanszaken, maatschappen en vennootschappen onder firma is het niet verplicht. Daarnaast kun je ook andere verklaringen deponeren en uiteraard de algemene voorwaarden ook. Het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel staat immers centraal in deze blogpost.

Maar waarom zou je de algemene voorwaarden deponeren in het handelsregister? Wanneer jij jouw voorwaarden niet aan je klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld bij een telefonische verkoop, kunnen de klanten op die manier de voorwaarden toch opvragen en inzien. Zo heeft iedereen inzicht in deze gegevens. Het is echter niet verplicht om je algemene voorwaarden te laten deponeren. Waarom is het dan toch verstandig om te doen? Dit met de reden dat jij jouw voorwaarden niet altijd aan je klant kunt overhandigen en bij twijfel en om te dienen als bewijs dat jouw algemene voorwaarden van toepassing waren op het moment van het sluiten van een overeenkomst.

Hoe deponeer je algemene voorwaarden?

Er zijn drie punten waar je rekening mee moet houden tijdens het deponeren bij de Kamer van Koophandel:

•       Per voorwaarden en per vertaling moet je een apart document op A4-formaat inleveren. Heb je twee sets algemene voorwaarden, dan lever je dus twee documenten in.
•       Zorg ervoor dat de algemene voorwaarden opgemaakt zijn in een Word- of PDF-bestand. De tekst die erin staat moet duidelijk en leesbaar zijn. Als je kiest voor lettertype Arial moet de lettergrootte minimaal tien zijn. Wanneer je toch kiest voor een ander lettertype  let er dan op dat deze letters niet kleiner zijn dan de letters zoals bij lettertype Arial 10.· In het Handelsregister sta je ingeschreven met je bedrijfsnaam, zorg er daarom voor dat jouw bedrijfsnaam duidelijk is vermeld in het document.

Wanneer je aan het bovenstaande hebt voldaan, kun je het document per e-mail versturen naar algemene.voorwaarden@kvk.nl. Je kunt het ook via de post versturen naar de postbus van de Kamer van Koophandel, meer specifiek naar de afdeling Algemene Voorwaarden. De datum van ontvangst van je e-mail of post wordt gehanteerd als deponeringsdatum. Zodra de deponering is geadministreerd, ontvang je een bevestigingsbrief met de datum van deponering met daarbij een factuur.

Het deponeren van algemene voorwaarden kost € 18,25 per document, per kalenderjaar. Ieder document telt als een aparte deponering. Indien je twee documenten deponeert, bijvoorbeeld in het Engels en in het Nederlands, dan betaal je twee keer het bedrag. Dit geldt ook als je twee aparte sets algemene voorwaarden wilt deponeren. Dit wordt dan gerekend als twee documenten en moet je ook voor twee aparte documenten betalen.

Wijzigingen doorgeven

Wanneer je jouw algemene voorwaarden wijzigt, is het van belang dat je de gewijzigde voorwaarden opnieuw deponeert bij de Kamer van Koophandel. Dit doe je door de volledige nieuwe versie van de algemene voorwaarden te deponeren middels de procedure die hiervoor uiteen is gezet. Daarvoor betaal je ook opnieuw de kosten. Je dient bij deze deponering duidelijk aan te geven dat het gaat om vervangen van reeds gedeponeerde algemene voorwaarden.