Elektronische overeenkomsten. Tegenwoordig ontkomt bijna geen enkele ondernemer er meer aan, zeker nu. Reden genoeg voor Lex om er eens even goed in te duiken en te kijken wat het allemaal precies inhoudt, hoe ze werken en waarom ze wel (of juist helemaal niet) geschikt zijn voor jouw business.
Het sluiten van een elektronische overeenkomst, ook wel online contracteren genoemd, is simpelweg het op afstand sluiten van een overeenkomst via een elektronisch apparaat. Twee belangrijke vereisten hierin zijn het sluiten van de overeenkomst op afstand (nu belangrijker dan ooit) en het sluiten van de overeenkomst via een elektronisch apparaat.
Allereerst is er alleen sprake van een elektronisch gesloten overeenkomst wanneer beide partijen niet fysiek bij elkaar zijn. Wanneer je dus iets in een winkel koopt via een computer terwijl de verkoper naast je staat, is er geen sprake van een elektronische overeenkomst.
Daarnaast is er ook geen sprake van een elektronische overeenkomst als dit niet via een elektronisch apparaat geschiedt. Dit proces moet daarom ook daadwerkelijk via het apparaat gaan. Een overeenkomst gesloten in een telefoongesprek is bijvoorbeeld geen elektronische overeenkomst, ook al is de telefoon wel een elektronisch apparaat en zijn de koper en verkoper niet fysiek bij elkaar.
Onder een ‘normale’ overeenkomst zet je (meestal) een handtekening, maar hoe doe je dit bij een elektronische overeenkomst?
Hiervoor bestaat de elektronische handtekening, waar juridisch gezien drie varianten van bestaan. Van licht- naar zwaarwegend zijn dit de ‘gewone’, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Het onderscheid tussen de verschillende varianten van elektronische handtekeningen is voornamelijk van belang voor de bewijskracht. Simpel gezegd: hoe zwaarder een elektronische handtekening, hoe zwaarder de bewijslast.
Het tot stand brengen van een elektronische overeenkomst gaat in drie stappen. Het begint met een aanbod dat jij doet aan je klanten, dat aanbod wordt vervolgens geaccepteerd wat jij vervolgens weer dient te bevestigen. Bij het online contracteren moet ook de bevestiging zo snel mogelijk en op elektronische wijze gebeuren. Zorg er dus voor dat je spoedig een bevestigingsmail stuurt. De rechter heeft namelijk bepaald dat een bevestiging per brief geen geldige bevestiging is.
De wederpartij, jouw klant dus, kan de overeenkomst ontbinden zolang de bevestiging nog niet is ontvangen. Daarnaast geldt het niet op tijd bevestigen van een aanbod als verwerping hiervan. Wacht daarom dus niet te lang!
Natuurlijk gelden er ook bij elektronische overeenkomsten bepaalde regels. Om elektronische overeenkomsten aan te bieden moet je de wederpartij (je klanten) op de hoogte stellen van de voorwaarden voor het aangaan van het elektronische contract. Dit zijn niet de algemene voorwaarden van jouw bedrijf, maar de voorwaarden van de overeenkomst zelf. De wederpartij moet deze voorwaarden ook op kunnen slaan. Voordat de overeenkomst wordt aanvaard moet het voor de wederpartij ook duidelijk zijn hoe hij ongewilde handelingen, zoals bijvoorbeeld typefouten, kan ontdekken en herstellen.
Daarnaast moet de authenticiteit van het contract gewaarborgd zijn zodat gecontroleerd kan worden of de overeenkomst nog wel hetzelfde is als toen hij werd aangegaan. Verder moet het moment van totstandkoming (wanneer de overeenkomst tot stand kwam) en de identiteit van beide partijen met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door middel van een elektronische handtekening.
Steeds meer bedrijven schakelen over naar het gebruik van elektronische overeenkomsten. Er zitten veel voordelen aan deze switch, zoals snelheid en veiligheid en in bijna alle gevallen is het mogelijk dit te doen. In het privaatrecht zijn de meeste overeenkomsten namelijk vormvrij. Dit betekent dat zij zowel schriftelijk, mondeling of elektronisch tot stand mag komen, zolang er maar sprake is van het wettelijk vereiste aanbod en aanvaarding.
Voor sommige overeenkomsten, zoals het kopen van een huis of het overdragen van auteursrechten, gelden er echter wel schriftelijkheidsvereisten (die vaak ook elektronisch geregeld kunnen worden).
Er zitten echter ook een aantal nadelen vast aan het overstappen naar elektronische overeenkomsten. Je bent bijvoorbeeld afhankelijk van derde partijen. De getekende contracten staan op een server en toegang hiertoe is dus afhankelijk van de “up-time” van deze server. Deze zijn tegenwoordig wel erg stabiel en over het algemeen zou dit geen al te groot probleem moeten voorstellen, maar toch is het mogelijk dat een server bijvoorbeeld getroffen wordt door een DDOS aanval of een systeemfout ervaart. Dan kun je dus tijdelijk niet bij jou overeenkomsten, terwijl je dat bij papieren documenten wel kan omdat je niet afhankelijk bent van andere partijen.
Daarnaast is er ook sprake van een zogeheten learning curve. Omdat je een nieuw programma gebruikt voor het verzenden en verwerken van je elektronische overeenkomsten zal het voor jou (en je administratieve medewerkers) even wennen zijn aan het nieuwe systeem. Je kan in het begin dus rekenen op kinderziektes en administratie-foutjes.
Maarrr… wanneer je eenmaal gewend bent, wil je waarschijnlijk niet anders meer!
Het sluiten van zo’n overeenkomst is wel leuk, maar wat voor overeenkomst sluit je dan met elkaar? Het is van groot belang de afspraken die je met elkaar maakt duidelijk op papier te hebben staan in het volgende document… 👉🏻
Als ondernemer ben je continu op zoek naar manieren om je bedrijf te innoveren, er is immers altijd ruimte voor verbetering. Maar alleen een probleem
In de dynamische wereld van het ondernemen zijn er verschillende vormen waarin bedrijven kunnen opereren. Het kiezen van de juiste ondernemingsvorm is van cruciaal belang
