De Notaris En Zijn Aktes

Notaris, toegevoegd notaris en kandidaat-notaris

Er bestaan drie soorten notarissen, maar wat is eigenlijk het verschil? 

Als eerste natuurlijk de notaris, hij of zij is de eigenaar, begeleidt cliënten, stelt notariële aktes op en ondertekent de aktes. De notaris is benoemd bij Koninklijk Besluit en moet binnen zes maanden hierna de eed afleggen. 

De tweede is de toegevoegd notaris, een toegevoegd notaris heeft dezelfde taken en bevoegdheden als de ‘gewone’ notaris. Het enige verschil is dat de toegevoegd notaris in loondienst is en onder de verantwoordelijkheid valt van de ‘gewone’ notaris. 

Dan als laatste, de kandidaat-notaris. Elke notaris begint als kandidaat-notaris. De kandidaat-notaris heeft de studie notarieel recht afgerond en werkt op een notariskantoor. Hij of zij begeleidt cliënten en stelt notariële aktes op. Tijdens de eerste drie jaren volgt de kandidaat-notaris naast het werk de notariële beroepsopleiding.

Notariële en onderhandse aktes

Naast dat er verschillende gradaties notarissen zijn, zijn er ook verschillende soorten aktes. We leggen uit wat de notariële akte en een onderhandse akte is. 

Als eerste de notariële akte, dit is een document dat is opgesteld door de notaris en waarin overeenkomsten en verklaringen worden vastgelegd. Op grond van de wet moeten bepaalde zaken verplicht in een notariële akte worden geregeld, zoals het opstellen van een testament, de overdracht van je woning of de oprichting van een besloten vennootschap. 

De notariële akte bevat naast de verklaringen van de partijen ook verklaringen van de notaris. De notaris verklaart onder meer wanneer de akte is gepasseerd, welke partijen bij de akte zijn betrokken en of de betrokken partijen de akte hebben ondertekend. Deze verklaringen hebben “dwingende bewijskracht”, wat betekent dat ze als bewijs kunnen worden gebruikt in een rechtszaak of in een geschil, en dat de rechter er sterk rekening mee zal houden bij het nemen van een beslissing.

Maar belangrijker nog, deze bewijskracht is niet beperkt tot alleen de partijen die de verklaring hebben afgelegd in de akte. Het geldt voor iedereen, inclusief degenen die niet bij de oorspronkelijke akte betrokken waren. Dit betekent dat de verklaringen als bindend worden beschouwd voor iedereen die er belang bij heeft of erdoor wordt beïnvloed, zelfs als ze geen partij zijn bij de oorspronkelijke akte.

Daardoor kan iedereen op de verklaringen van de notaris vertrouwen. Een notariële akte biedt meer rechtszekerheid.

Als tweede is er een onderhandse akte, voor deze akte heb je geen notaris nodig. In deze akte worden alleen verklaringen van de betrokken partijen vastgelegd, zoals een huurovereenkomst of een koopovereenkomst. Iedereen kan deze akte zelf opstellen. Je moet hem ook zelf bewaren. Een onderhandse akte biedt helaas wel minder rechtszekerheid dan een notariële akte.

Wanneer is een notaris verplicht?

Een notaris is verplicht bij de volgende zaken: 

• het maken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden;
• het maken of wijzigen van een testament; 
• het overdragen van een onroerende zaak, zoals een woning; 
• het vestigen van zakelijke rechten, zoals een hypotheek, op een onroerende zaak; 
• het oprichten van een besloten vennootschap; 
• het overdragen van aandelen in een besloten vennootschap; 
• het oprichten van een stichting;
• het wijzigen van statuten van een vereniging of stichting.
  

Wie controleert de notaris?

Natuurlijk moeten ook notarissen gecontroleerd worden op hun werk en betrouwbaarheid. Dat gebeurt op de volgende manier: notarissen staan onder controle van het Bureau Financieel Toezicht. Dit bureau ziet erop toe dat een notariskantoor zich aan de regels houdt, integer handelt en verantwoord omgaat met alles wat hem wordt toevertrouwd.

Daarnaast wordt toezicht uitgeoefend door de zogeheten ‘intercollegiale toetsing’. Hierbij worden notariskantoren bezocht door beroepsgenoten, auditoren genaamd. Deze auditoren toetsen aan de hand van een aantal criteria of het kantoor voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Om zich een goed beeld te kunnen vormen van het handelen van de notaris bekijken de auditoren ook enkele dossiers. De auditoren zijn onderworpen aan dezelfde geheimhoudingsplicht als de notaris.